Stworzenie rezerwacji

Rezerwacje w systemie OtelMS zapisują się na grafiku rezerwacji, który jest głównym obszarem roboczym systemu.

Aby przejść do „ Grafiku rezerwacji ” z dowolnego menu programu, trzeba wybrać sekcję „ Grafik rezerwacji ” i podmenu „Grafik rezerwacji ”.

Tworzenie rezerwacji na Grafiku rezerwacji:

1. Wybór typu pokoju

• wybierz odpowiedni typ pokoju przesuwając do niego kursor myszy;
• kliknij jeden raz na nazwę wybranego typu pokoju, rozwijając go, jak pokazano na ilustracji;
• wybierz pokój hotelowy i datę rezerwacji.

2. Zaznaczenie okresu pobytu

• naciśnij lewy przycisk myszy na planowanej dacie przyjazdu;
• przytrzymując wciśnięty klawisz zaznacz wybrany zakres dat pobytu;
• zwolnij lewy przycisk myszy, aby otworzyło się okno Tworzenia rezerwacji.

3. Okno tworzenia rezerwacji.

W górnej części okna wpisuje się informacje o gościu:

• imię i nazwisko;
• telefon;
• adres e-mail

Wprowadzenie informacji o gościu jest opcjonalne i jeśli nie ma żadnych danych, można pozostawić wszystkie pola puste. Rezerwacja zostanie utworzona bez ich wypełniania i będzie można ją później edytować, dodając lub zmieniając dane.

Jeśli gość już mieszkał wcześniej w obiekcie noclegowym, system zaproponuje listę takich stałych gości, co pozwoli przeanalizować i uwzględnić ich potrzeby i preferencje.  

Następnie znajduje się pole z informacją o dacie i godzinie przyjazdu i wyjazdu. 

Data i godzina przyjazdu i wyjazdu automatycznie wypełni się w odpowiednim polu po zaznaczeniu dni pobytu  na grafiku rezerwacji myszką.

Dane te można edytować, a po zmianie daty przyjazdu i daty wyjazdu liczba nocy zmieni się automatycznie. 

Menu tworzenia rezerwacji pozwala również ustawić dla tej rezerwacji: 

• wcześniejsze zameldowanie;
• późniejsze wymeldowanie. 

Dodanie tych warunków do rezerwacji zostanie automatycznie odzwierciedlone w łącznej kwocie tej rezerwacji.

Pamiętaj: dodając wcześniejsze zameldowanie i późniejsze wymeldowanie, domyślnie dolicza się do kwoty rezerwacji 50% kosztu pierwszego dnia pobytu (z uwzględnieniem typu pokoju i wybranej taryfy). W razie potrzeby tę opcję można zmienić w ustawieniach usług podstawowych:

Ustawienia ➜ Taryfikacja ➜ Usługi podstawowe  ➜ Wcześniejsze zameldowanie / Późniejsze wymeldowanie ➜ Edytuj  

Cztery piktogramy pozwalają ustawić liczbę gości przebywających w tym pokoju:

W przypadku, gdy hotel ma inne ceny za zakwaterowanie gości z dziećmi w różnym wieku: 

• można użyć drugiego i trzeciego piktogramu, aby wybrać liczbę dzieci w dwóch różnych grupach wiekowych;
• za pomocą czwartej ikonki można wybrać opcję dodatkowego łóżka (dostawki) w rezerwacji. 

Liczba łóżek dziecięcych określa się w ustawieniach pokoi dla każdego typu pokoju oddzielnie:

Ustawienia ➜ Lista pokoi ➜ Typy pokoi  ➜ ➜ Obłożenie

Wartość łóżek dziecięcych i dodatkowego łóżka (dostawki) można określić w ustawieniach taryfy.

Ustawienia ➜ Taryfikacja ➜ Taryfy  ➜ Edytuj ➜  ➜ Zakładka „Ceny”

4. Menu „Wartość pobytu” określa zasady, według których będzie naliczana cena za pobyt. Domyślnie w tym polu wybierana jest wartość „Według taryfy” – całkowity koszt noclegu gościa jest obliczany przez system zgodnie z parametrami ustawionymi w konfiguracji taryf.

Cena pokoju według taryfy ustawia się w menu Taryfikacja

Ustawienia ➜ Taryfikacja ➜ Taryfy  ➜ Edytuj➜  ➜ Zakładka „Ceny”

Dodatkowo w menu „ Cena pokoju ” można wybrać opcję „Stała” lub „Codzienna”. 

• „Stała” – umożliwia samodzielne ustawienie całkowitej wartości za cały okres pobytu gościa;

„ Codzienna ” – pozwala na wpisanie ceny pokoju osobno za każdy dzień pobytu gościa.

Rozwijane menu „Taryfa”po prawej stronie pozwala wybrać odpowiednią taryfę w przypadku, gdy jest ich kilka.

Rozwijane menu „Opłata klimatyczna”umożliwia dodanie, w razie potrzeby, do rezerwacji opłaty klimatycznej (opcjonalnie).

Wysokość opłaty klimatycznej można ustawić w menu Podatki i opłaty

Ustawienia ➜  Taryfikacja ➜  Podatki i opłaty

Opłata klimatyczna musi być również aktywowana w menu Ustawienia globalne. 

Także inne menu rozwijane umożliwiają:

• ustawianie gościowi procentowej zniżki;
• ustawianie kwotowej zniżki. 

Dla ustawiania procentowej zniżki trzeba: 

• w polu „Rabat %” wybrać z rozwijanego menu wysokość rabatu od 1% do 100%;
• system automatycznie odliczy odpowiednią kwotę od całkowitego kosztu rezerwacji.

Dla ustawiania zniżki kwotowej trzeba: 

• wprowadzić kwotę zniżki w polu „Rabat”;
• system automatycznie naliczy kwotę rabatu od całkowitego kosztu rezerwacji.

Punkt menu „Marker” pozwala zaznaczyć tę rezerwację określonym kolorem grafiku rezerwacji.

Marker ustawia się według uznania użytkownika:

• podczas tworzenia nowej rezerwacji;
• albo dodawany do istniejących na grafiku rezerwacji.

Po zaznaczeniu rezerwacji markerem będzie można łatwo ją znaleźć podczas pracy na grafiku rezerwacji.

Wystarczy kilka kliknięć, aby dodać marker do już istniejącej rezerwacji.

W polu „Źródło” można wybrać źródło rezerwacji, na przykład:

• sprzedaż bezpośrednia;
• recepcja;
• telefon.

 W systemie można dodawać dowolną liczbę źródeł.

W procesie pracy z rezerwacjami generują się raporty wydajności według źródła, umożliwiające analizę porównawczą: 

• liczby rezerwacji;
• dochodów;
• obłożenia pokoi;
• skuteczność reklamy;
• wybór polityki marketingowej. 

Na przykład do wszystkich rezerwacji wpływających z portali rezerwacyjnych jest automatycznie przypisywane źródło zgodne z nazwą kanału. 

W polu „Komentarz” można dodawać niezbędne komentarze dotyczące aktualnej rezerwacji, które będą widoczne tylko dla użytkowników systemu.

5. Funkcja „Czas anulowania rezerwacji”, działająca na zasadzie timera.

Aby skuteczniej kontrolować terminy realizacji rezerwacji:

• w polach „Dni”, „Godziny” i „Minuty” ustaw wymagany czas rezerwacji;
• po jego upływie w menu „Stan” wyświetla się automatyczne przypomnienie o upływie terminu;
• potwierdź lub anuluj rezerwację w razie potrzeby. 

Także po upływie ustawionego czasu rezerwacja automatycznie zmieni kolor. Domyślny kolor przeterminowanych rezerwacji – przezroczysty. Ustawić inny kolor dla rezerwacji, w których minął czas anulowania, można w menu

Ustawienia ➜  Wygląd ➜   Kolorystyka

6. Dostępność pokoi dla kanałów sprzedaży oraz modułu rezerwacyjnego

Za pomocą przycisków  i  można zamknąć pokój do sprzedaży przez kanały rezerwacyjne i moduł rezerwacji online albo otworzyć go, jeśli pokój był zamknięty wcześniej.

7. Zakończenie tworzenia rezerwacji

Po wypełnieniu wszystkich pól wybierz którekolwiek  z tych działań: 

• tworzenie rezerwacji o określonych parametrach – kliknij przycisk 
• przejście do zameldowania gościa – kliknij
• zamknąć to menu bez zapisywania zmian – nacisnąć przycisk