Instrukcja dotycząca współpracy z Booking.com

Rezerwacje

• Usunięcie lub anulacja rezerwacji z portali rezerwacyjnych dokonuje się TYLKO w ekstranecie portalu.  Usunięcie takiej rezerwacji w systemie Otelms lub zmiana jej statusu pozostaje w systemie i nie przesyła się do ekstranetu portalu.
• Zmiana daty przyjazdu/wyjazdu (liczby dni pobytu) w rezerwacjach z portali dokonuje się TYLKO w  ekstranecie portalu, z którego wpłynęła rezerwacja.
• W razie nie pojawienia się gościa z portalu Booking.com, Nieprzyjazd można zaznaczyć w systemie OtelMS. Dla tego należy w okienku podglądu rezerwacji w rozdziale Informacje z kanału nacisnąć przycisk „Nieprzyjazd” (zaznaczyć „Nieprzyjazd” można w ciągu 48 godzin od planowanego dnia przyjazdu). Ta zmiana będzie zarejestrowana w historii zmian w systemie, a na portal zostanie wysłane zgłoszenie o odwołaniu rezerwacji, po czym Booking prześle odwołanie rezerwacji, i rezerwacja zostanie odwołana w systemie. W ekstranecie portalu będzie zaznaczony Nieprzyjazd.

• Dane karty kredytowej są przesyłane do systemu do rozdziału DC Booking.com tylko w tym wypadku, jeśli gość podał je podczas dokonania rezerwacji.
• W rezerwacjach, które były dokonane przed podłączeniem channel managera i zostały zaimportowane do systemu, wyświetlają się nie wszystkie dane rezerwacji. Wyświetla się tylko imię i nazwisko gościa, wartość pobytu, zarezerwowany typ pokoju i daty pobytu gościa. Pozostałe informacje można sprawdzić w ekstranecie portalu, a w razie potrzeby można wprowadzić je ręcznie do systemu.

• KATEGORYCZNIE NIE POLECAMY rezerwację, która wpłynęła z portalu, przenosić w systemie do innego typu pokoju, ponieważ w razie anulacji danej rezerwacji przez gościa na portalu otworzą się obydwa typy pokoi, co może stać się przyczyną OVERBOOKINGU.

Taryfy (plany cenowe)

Zarządzanie taryfami za pomocą channel manager odbywa się w zależności od ustawień taryf w extranecie portalu.

• Standard rate – taryfa jest przewidziana dla nominalnej liczby osób (tej liczby, która jest wskazana w opisie typu pokoju)
• Zmiana ceny w zależności od liczby osób może być przeliczana w ekstranecie portalu Booking.com za pomocą ustawionej formuły, według której Booking.com automatycznie wygeneruje różnicę w cenie w zależności od liczby osób.  Channel manager nie ma możliwości zmienić te ustawienia, dla zmiany formuły należy zwracać się do managera Booking.com
• Taryfami promocyjnymi zarządza się poprzez extranet portalu Booking.com. Cena pokoi w takich taryfach jest uzależniona od ceny w taryfie standardowej. Procent rabatu ustawia się w extranecie portalu. WAŻNE!!! Ograniczenia dla takich taryf ustawiają się także w extranecie portalu.
• W przypadku, gdy taryfa nie jest już używana w obiekcie noclegowym, są 2 opcje wstrzymania sprzedaży według tej taryfy:
• – Polecamy usunąć lub dezaktywować taryfę w extranecie kanału samodzielne albo skorzystać z pomocy konsultanta kanału.
• – Jeśli nie ma takiej możliwości, to trzeba dodać nowe ograniczenie w systemie OtelMS i zamknąć sprzedaż w tym ograniczeniu dla wszystkich kategorii na grafiku ograniczeń. Dalej podłączyć dane ograniczenie do taryfy i wysłać dane na portal.

Ograniczenia

Ograniczenia mają wpływ na możliwość dokonania rezerwacji, a także na dostępność pokoi na portalu

(podłączone są do taryfy).

• zamknięte – zamknięcie kategorii pokoju w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie
• zamknięte na przyjazd – zamknięcie kategorii pokoju na przyjazd w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli podczas dokonywania rezerwacji data przyjazdu pokrywa się z datą zamkniętą na przyjazd, to gość nie będzie mógł dokonać takiej rezerwacji)
• zamknięte na wyjazd – zamknięcie kategorii pokoju na wyjazd w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli podczas  dokonywania rezerwacji data wyjazdu pokrywa się z datą zamkniętą na wyjazd, to gość nie będzie mógł dokonać takiej rezerwacji)
• min. dni pobytu – wskazuje się minimalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (działa, jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono minimum dni)
• max. dni pobytu- wskazuje się maksymalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (działa, jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono maksimum dni)
• min. dni pobytu na przyjazd – nie używa się dla portalu Booking.com

W razie dodawania nowych taryf lub typów pokoi w extranecie portalu, konieczne jest ich mapowanie w systemie i dodatkowe wysyłanie danych z systemu na portal.

Po wszelkich ważnych zmianach i dodatkowym wysyłaniu danych ZAWSZE trzeba sprawdzić informacje w extranecie kanałów.

Dodatkowe przesyłanie danych jest potrzebne także przy:

• pierwszym podłączeniu portalu rezerwacyjnego
• zmianie parametrów obłożenia portalu
• zmianie długości trwania sezonu lub dodawaniu nowego sezonu
• dodawaniu/usunięciu pokoi w istniejącej już kategorii
• podłączeniu nowej kategorii / taryfy / ograniczenia do portali rezerwacyjnych
• po wyłączeniu i włączeniu synchronizacji w celu optymalizacji grafiku rezerwacji

Pracownicy pomocy technicznej OtelMS nie mają dostępu do extranetów portali rezerwacyjnych, dlatego dane w extranecie należy sprawdzać samodzielnie.