Instrukcja dotycząca współpracy z Expedia.com

Rezerwacje

• Usunięcie lub anulacja rezerwacji z portali rezerwacyjnych dokonuje się TYLKO w ekstranecie portalu.  Usunięcie takiej rezerwacji w systemie Otelms lub zmiana jej statusu pozostaje w systemie i nie przesyła się do ekstranetu portalu.
• Zmiana daty przyjazdu/wyjazdu (liczby dni pobytu) dokonuje się TYLKO w ekstranecie kanału sprzedaży.
• W razie nie pojawienia się gościa z portalu Expedia, status  „Niedojazd” ustawia się w ekstranecie portalu.
• KATEGORYCZNIE NIE POLECAMY przenosić w systemie do innego typu pokoju rezerwację, która wpłynęła z portalu, ponieważ w razie anulacji danej rezerwacji przez gościa na portalu otworzą się obydwa typy pokoi, co może stać się przyczyną OVERBOOKINGU.

Taryfy

• Zarządzanie taryfą odbywa się tylko na podstawie modelu cenowego Occupancy based pricing (OBP).  Jeżeli na Expedii hotel korzysta z modelu PDP (Per day pricing), to trzeba zwrócić się do managera portalu Expedia z prośbą o zmianę modelu cenowego na OBP.
• Z poziomu channel managera jest możliwość zarządzać tylko taryfami z markerem “А” w końcu nazwy taryfy.
• Inne taryfy importują się do systemu, ale zarządzanie nimi nie odbywa się. Te taryfy są uzależnione od głownej taryfy (różnica przelicza się procentowo lub kwotowo w extranecie portalu)

• Podpięcie taryf ustawia się w każdej kategorii pokoju osobno, a kształtowanie ceny zależy od charakterystyki typu pokoju w systemie, mianowicie od wskazanej minimalnej i maksymalnej liczby miejsc. Liczba miejsc podana w taryfie w warunkach specjalnych ma pierwszeństwo nad standardową liczbą miejsc wskazaną w ustawieniach typu pokoju.

• W przypadku, gdy taryfa nie jest już używana w obiekcie noclegowym, są 2 opcje wstrzymania sprzedaży według tej taryfy:

– Polecamy usunąć lub dezaktywować taryfę w extranecie kanału samodzielne albo skorzystać z pomocy konsultanta kanału.

– Jeśli nie ma takiej możliwości, to trzeba dodać nowe ograniczenie w systemie OtelMS i zamknąć sprzedaż w tym ograniczeniu dla wszystkich kategorii na grafiku ograniczeń. Dalej podłączyć dane ograniczenie do taryfy i wysłać dane na portal.

Ograniczenia

Ograniczenia mają wpływ na możliwość dokonania rezerwacji, a także na dostępność pokoi na portalu

• zamknięte – zamknięcie sprzedaży w kategorii pokoju w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie
• zamknięte na przyjazd – zamknięcie kategorii pokoju na przyjazd w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli podczas dokonywania rezerwacji data przyjazdu pokrywa się z datą zamkniętą na przyjazd, to gość nie będzie mógł dokonać takiej rezerwacji)
• zamknięte na wyjazd – nie używa się dla portalu Expedia
• min. dni pobytu – wskazuje się minimalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono minimum dni)
• max. dni pobytu- wskazuje się maksymalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono maksimum dni)
• min. dni pobytu na przyjazd – nie używa się dla portalu Expedia

W razie dodawania nowych taryf lub typów pokoi w extranecie portalu, konieczne jest ich mapowanie w systemie i dodatkowe wysyłanie danych z systemu na portal.

Po wszelkich ważnych zmianach i dodatkowym wysyłaniu danych ZAWSZE trzeba sprawdzić informacje w extranecie kanałów.

Dodatkowe przesyłanie danych jest potrzebne także przy:

• pierwszym podłączeniu portalu rezerwacyjnego
• zmianie parametrów obłożenia portalu
• zmianie długości trwania sezonu lub dodawaniu nowego sezonu
• dodawaniu/usunięciu pokoi w istniejącej już kategorii
• podłączeniu nowej kategorii / taryfy / ograniczenia do portali rezerwacyjnych
• po wyłączeniu i włączeniu synchronizacji w celu optymalizacji grafiku rezerwacji

Pracownicy pomocy technicznej OtelMS  nie mają dostępu do extranetów portali rezerwacyjnych, dlatego dane w extranecie należy sprawdzać samodzielnie.