Instrukcja dotycząca współpracy z Hostelworld.com

Rezerwacje

• Usunięcie lub anulacja rezerwacji z portali rezerwacyjnych dokonuje się TYLKO w ekstranecie portalu.  Usunięcie takiej rezerwacji w systemie Otelms lub zmiana jej statusu pozostaje w systemie i nie przesyła się do ekstranetu portalu.
• Zmiana daty przyjazdu/wyjazdu (liczba dni pobytu) w rezerwacjach z portali dokonuje się w ekstranetach kanałów sprzedaży.
• W razie nie pojawienia się gościa z portalu HostelWorld status  „Niedojazd” ustawia się w ekstranecie portalu.
• KATEGORYCZNIE NIE POLECAMY przenosić w systemie do innego typu pokoju rezerwację, która wpłynęła z portalu, ponieważ w razie anulacji danej rezerwacji przez gościa na portalu otworzą sie obydwa typy pokoi, co może stać się przyczyną overbookingu.

Taryfy

• Dla synchronizacji jest proponowana jedna taryfa
• Kształtowanie cen zależy od ustawień typu pokoju w systemie, a mianowicie minimalnej i maksymalnej liczby miejsc.
• Liczba osób podana w taryfie w warunkach specjalnych ma pierwszeństwo nad standardową liczbą wskazaną w ustawieniach typu pokoju.
• W przypadku hostelowego typu pokoju (kiedy są rezerwowane łóżka, a nie pokój w całości) w opisie typu pokoju powinno być wskazano minimalnie 1 i maksymalnie 1 miejsce noclegowe (ponieważ 1 łóżko może być zarezerwowane tylko dla 1 osoby).
• Jeśli pokój jest wynajmowany w całości, to liczba łóżek wskazanych w ekstranecie musi odpowiadać liczbie osób wskazanych w systemie w taryfie. W przeciwnym razie pojawią się błędy i dane nie będą przesłane.
  

• W przypadku, gdy taryfa nie jest już używana w obiekcie noclegowym, są 2 opcje wstrzymania sprzedaży według tej taryfy:
• – Polecamy usunąć lub dezaktywować taryfę w extranecie kanału samodzielne albo skorzystać z pomocy konsultanta kanału.
• – Jeśli nie ma takiej możliwości, to trzeba dodać nowe ograniczenie w systemie OtelMS i zamknąć sprzedaż w tym ograniczeniu dla wszystkich kategorii na grafiku ograniczeń. Dalej podłączyć dane ograniczenie do taryfy i wysłać dane na portal.
  

Ograniczenia (restrykcje)

Ograniczenia mają wpływ na możliwość dokonania rezerwacji, a także na dostępność pokoi na portalu

• zamknięte – zamknięcie sprzedaży w kategorii pokoju za taryfą, do której jest podpięte dane ograniczenie
• zamknięte na przyjazd – nie używa się dla portalu HostelWorld
• zamknięte na wyjazd – nie używa się dla portalu HostelWorld
• min. dni pobytu – nie używa się dla portalu HostelWorld
• max. dni pobytu- nie używa się dla portalu HostelWorld
• min. dni pobytu na przyjazd – nie używa się dla portalu HostelWorld

W razie dodawania nowych taryf lub typów pokoi w extranecie portalu, konieczne jest ich mapowanie w systemie i dodatkowe wysyłanie danych z systemu na portal.

Po wszelkich ważnych zmianach i dodatkowym wysyłaniu danych ZAWSZE trzeba sprawdzić informacje w extranecie kanałów.

Dodatkowe przesyłanie danych jest potrzebne także przy:

• pierwszym podłączeniu portalu rezerwacyjnego
• zmianie parametrów obłożenia portalu
• zmianie długości trwania sezonu lub dodawania nowego sezonu
• dodawaniu/usunięciu pokoi w istniejącej już kategorii
• podłączeniu nowej kategorii / taryfy / ograniczenia do portali rezerwacyjnych
• po wyłączeniu i włączeniu synchronizacji w celu optymalizacji grafiku rezerwacji

Pracownicy pomocy technicznej OtelMS  nie mają dostępu do extranetów portali rezerwacyjnych, dlatego dane w extranecie należy sprawdzić samodzielnie.