Crear reserva

Las reservas en el sistema OtelMS se crean en la Tabla de reservas.

La tabla de reservas es un espacio principal de funcionamiento en el sistema.

Para pasar al menú de Tabla de reservas desde el cualquier menú del programa, hay que seleccionar en el panel de control Tabla de reservas y después submenú Tabla de reservas.

La creación de un pedido en el sistema OtelMS comienza con la selección de un tipo de habitación necesario, en la tabla de reservas.

Para seleccionar el tipo de habitación necesario, hay que mover el cursor al tipo de habitación seleccionado y hacer clic en ella.

Después de hacer clic en el tipo de habitación seleccionado, se abrirá como se puede ver en la ilustración.

Después de el tipo de habitación está abierto, hay que elegir una habitación y la fecha de la reserva. Después de elegir una habitación que desea y mantener presionado el botón del ratón seleccionar el rango de fechas en que el huésped va a vivir en el alojamiento.

Para crear una reserva hay que mantener presionado el botón izquierdo del ratón en la fecha de llegada y seleccionar tantos días en la Tabla de reservas como el huésped planea vivir en el hotel. Luego, suelta el botón izquierdo del ratón.

Posteriormente, se abrirá el menú de creación de reserva.

Consideramos el menú de creación de reserva más detalladamente.

En el primer bloque en el menú de alojamiento, se ingresa información sobre el huésped: nombre, apellido, número de teléfono y dirección de correo electrónico.

Introducir información sobre huéspedes es opcional. Si el huésped ha alojado anteriormente en el establecimiento de alojamiento, el sistema ofrecerá una lista de los huéspedes, por lo que será posible analizar los pedidos de los clientes constantes. Si el administrador no tiene ningún dato sobre el huésped, puede dejar todos los campos vacíos. La reserva se creará sin estos datos. Además, se puede editar la reserva más tarde agregando o modificando estos datos.

La siguiente es una línea con información sobre la fecha y hora de llegada y salida.

Los datos iniciales en esta línea se establecen cuando se selecciona el rango de fechas en la Tabla de reservas. Pero, también se puede editar estos campos en cualquier rango deseado. Al cambiar la fecha de llegada y la fecha de salida, el número de noches se cambiará automáticamente. Además, en este menú, para esta reserva, puede establecer un check-in temprano y (o) check-out tarde. Agregando del check-in temprano y el check-out tarde se reflejará automáticamente en el balance de esta reserva.

Por omisión, la adición de check-in temprano y check-out tarde agregará al balance de la reserva 50% del costo de la primera noche, dependiendo del tipo de habitación y la tarifa seleccionada. Sin embargo, esta opción se puede cambiar en la configuración.

Configuración ->> Tarificación ->> Servicios básicos ->> Check-in temprano/Check-out tarde ->>

Los siguientes son cuatro pictogramas con los que puedes establecer el número de los huéspedes adultos que se quedan en esta habitación.

En la mayoría de los casos, solo el pictograma de la izquierda será suficiente. Sin embargo, si el hotel tiene un sistema de tarifas complicado y el precio por habitación cambia cuando los huéspedes con niños de diferentes edades se alojan a la habitación, puede seleccionar el número de niños de dos grupos de edad diferentes utilizando el segundo y tercer pictogramas. Con el cuarto pictograma se puede agregar una cama supletoria a esta reserva.

El número de lugares para niños se establece en la configuración de los habitaciones para cada categoría por separado.

Configuración ->> Habitaciones ->> Tipos de habitaciones ->> ->>pestaña ALOJAMIENTO

El costo de lugares para niños y una cama supletoria se establece en la configuración de tarifas.

Configuración ->> Tarificación  ->> Tarifas ->>  ->>pestaña TARIFAS

El elemento del menú «Precio por alojamiento» determina las reglas financieras según las cuales se cobrará el precio por alojamiento. Por omisión en este menú está configurado en «Por tarifa». Esto significa que el precio total por alojamiento del huésped será calculado por el sistema de acuerdo con los parámetros establecidos en la configuración de tarifas.

El precio por la habitación según la tarifa se establece en el menú.

Configuración ->> Tarificación  ->> Tarifas ->>  ->>pestaña TARIFAS

Alternativamente,  en el menú «Precio por alojamiento» se puede seleccionar la opción «Fijo» o «Diario».

Al elegir precio por alojamiento «fijo», es posible establecer de manera independiente el precio final para el huésped durante toda la estancia.

Al seleccionar la opción «diario», se puede elegir el precio de esta habitación por cada día de estancia del huésped.

Al alojar un huésped en la reserva, en el menú desplegable a la derecha, puede seleccionar una tarifa. En el caso de que hay varias.

El menú desplegable «Tasa turística» es posible configurar las opciones de tasa turística para esta reserva, así como seleccionar si se añadirá un impuesto turístico a esta reserva.

El importe de tasa turística se establece en la configuración de la sección «Detalles de la empresa».

Configuración ->> Configuración general ->>Detalles de la empresa ->> Tasa turística

La activación de tasa turística también se puede realizar en el menú.

Configuración ->> Configuración general ->>Configuración básica

Los siguientes dos menús desplegables te permiten ofrecer a los invitados un descuento en porcentaje o un descuento en forma de un importe fijo, que se deducirá del precio total por alojamiento. Para proporcionar un descuento en porcentajes, hay que elegir el tamaño de descuento en el menú desplegable del 1% a 100%. El sistema deducirá automáticamente el importe requerido del precio total.

Para proporcionar un descuento de un importe fijo, debes ingresar el importe deseado en el campo «Descuento». El sistema deducirá automáticamente la cantidad del descuento del precio total.

El elemento de menú «marcador» te permite resaltar esta reserva en la tabla de reservas en un color determinado.  Puedes personalizar los colores y el número de marcadores en:

Configuración ->> Diseño ->>Marcadores

El marcador se establece para una nueva reserva y se puede asignar a las existentes, que ya están en la tabla de reservas. Después de poner un marcador, la reserva será fácil de encontrar en la tabla de reservas. Se puede configurar un marcador para una reserva existente en unos pocos clics.

Al crear una reserva grupal en la tabla de reservas, el programa te permite agregar nuevas reservas a las reservas grupales más tarde. Creemos un grupo llamado «Nueva reserva grupal».

Nueva reserva puede ser añadida a un grupo que ya existe, para realizar esto debes ingresar el nombre del grupo en el elemento del menú «añadir al grupo». Añadamos esta reserva al grupo que acabas de crear.

Ahora en el Nuevo Grupo no habrá 6, sino 7 reservas. El elemento de menú «fuente» te permite seleccionar la fuente para esta reserva. Puedes configurar cualquier número de fuentes en el menú.

Configuración ->> Sociedad ->> +Añadir fuente

En el proceso de funcionamiento con reservas, los informes de efectividad generan por fuente. Con la ayuda de la cual puedes realizar un análisis comparativo de la cantidad de pedidos, recibos financieros, por disponibilidad. Por lo tanto es posible determinarse sobre la política de marketing.Las fuentes le permiten evaluar la efectividad de la publicidad. Supongamos que un hotel concluye un contrato con una agencia de viajes, y al crear cada reserva, el administrador del hotel indica la fuente correspondiente. Al final de un mes o un año, puede familiarizarse con el informe de desempeño y comprender cuántas reservaciones realizó una compañía de viajes para el período seleccionado. A las reservas provenientes de canales de venta se les asigna automáticamente una fuente idéntica al nombre del canal.

En el campo de comentarios, puede publicar cualquier comentario con respecto a esta reserva. Los comentarios son visibles solo para los usuarios registrados en el sistema.

La función «Plazo de cancelación» funciona según el principio de un temporizador de cuenta atrás. Se establece la hora en los campos «Días», «Horas» y «Minutos», después de lo cual se mostrará un recordatorio automático sobre esta reserva en el menú «Estado».En este caso, el administrador puede confirmar esta reserva o cancelarla.

Los botones CERRAR y ABRIR permiten cerrar la habitación para las reservas de los canales de venta y el motor de reservas o abrirlo si se ha cerrado anteriormente. Una vez completados todos los campos requeridos, puede crear una reserva con los parámetros especificados o ir directamente al check-in.

Para guardar una reserva, haz clic en el botón GUARDAR

Para ir directamente al proceso check-in, haz clic en el botón CHECK-IN

Para cerrar este menú sin guardar los cambios, usa el botón CANCELAR