Модуль уборки (Houskeeping)

Дополнительный модуль системы управления OtelMS «Housekeeping» позволяет результативно, контролировать и распределять работу соответствующих гостиничных служб, в различных объектах размещения

Для работы с этим модулем необходимо произвести настройку различных параметров.

Создание пользователя

Каждому работнику необходимо создать отдельный вход в систему.

Это должен быть действительный адрес электронной почты, так как для авторизации потребуется подтверждение email и аутентификация

Для создания «Пользователя»

• перейдите в Настройки- Пользователи;
• нажмите на кнопку “Добавить пользователя”:
• во вкладке “Доступ” введите в поле “Пользователь (email)” электронный адрес пользователя, в поле “Пароль” установите пароли для входа;
• во вкладке “Пользователь” — заполните информацию (именя и фамилия);
• во вкладке “Права” установите в поле “Роль” – статус “Горничная”;
• во вкладке “Локализация” – выберите и установите язык;
• нажмите кнопку “Сохранить”

Если сотрудник больше не работает или необходимо ограничить его доступ в систему, во вкладке “Права” снимите у пользователя галочку Активный.

Формирование списков задач и подзадач

Для создания задачи сотрудникам перейдите:

➜➜➜

Заполните форму по образцу:

введите название задачи (уборка, ремонт, мини бар….) установите логотип из предоставленного выбора выберите цвет палитры (будет отображаться в календаре задач) нажмите на кнопку “Сохранить”

Таким образом введите все направления деятельности, которые необходимо осуществлять в номерах. Если задача в дальнейшем станет неактуальна, необходимо выделить ее в общем списке и нажать кнопку

Для формирования списка подзадач, перейдите:

➜ ➜ ➜

В открывшемся окне:

указать название подзадачи ( проверка кондиционера, проверка сантехники, добавить в минибар, другое );  из списка выбрать к какой основной задаче это относится;  нажать кнопку «Сохранить».

Если подзадача в дальнейшем станет неактуальна, необходимо выделить ее в общем списке и нажать кнопку

При наличии большого количества подзадач можно применить фильтр “Типы задач” — выборка подзадач будет сформирована согласно выбранному фильтру.

Формирование списка видов работ

Для формирования видов работ перейдите:

➜ ➜➜

Эти виды можно будет выбрать при назначении типов уборок, например, при текущей уборке требуется, влажная уборка, замена полотенец, а при генеральной уборке (после выезда) — смена постельного белья, наполнение мини бара и т.д.

Нажимаем “добавить задачу” Указываем название и сохраняем.

Создаем типы уборки их цикличность, список видов работ для каждого типа уборки:

➜

в поле название введите название типа уборки (ежедневная, генеральная, текущая, за под.плату и т.д)   выберите из списка “Условие начала” уборки, она будет появляться в рекомендованных в календаре задач   отметьте необходимость повторений и количество повторений (применимо только при условии “На проживание”)   отметьте галочками те виды работ, которые будут актуальны для создаваемого типа уборки   Для сохранения нажмите на кнопку “Сохранить”

Работа с блоком задач

Распределение и фиксация задач происходит в разделе системы “Отчеты”- “Задачи” и имеет три подраздела :

• Календарь задач
• Состояние номеров
• Список задач

Позволяет добавлять задачи для горничных для каждого номера. В интерфейсе отображен выбранный день (по умолчанию — «Сегодня»), а также 2 дня вперед от выбранного дня.

Кнопка  переводит на страницу с настройками задач. Для добавления задачи необходимо нажать на  напротив номера, к которому относится задача.

В модальном окне добавления задачи выберите:

• действие — тип задачи для выполнения;
• тип действия — тип подзадачи в выбранном типе задач;
• назначьте исполнителя — выберите из списка пользователей, чья роль в настройках пользователей определена статусом “Горничная”;
• добавьте комментарий — комментарий будет отображен в мобильной версии для горничных;
• скорректируйте дату и время выполнения;
• при необходимости обозначьте задачу как срочную — в мобильной версии для горничных такая задача отобразиться во вкладке “Срочно”;

Таким образом здесь создаются задачи для сотрудников, которые они смогут просматривать, отмечать как выполненные.

Состояние номеров

В интерфейсе отображен текущий день (по умолчанию — «Сегодня»). Кнопки < — >  переключают на предыдущую/последующую даты. Таблица состояния номеров отображает:

• Активные категории номеров со списком активных номеров в категории.
• Состояние номеров (Грязный / Чистый). По умолчанию до проведения (выполнения уборки) номер значится как “грязный”. После выполнения уборки статус меняется на “Чистый”. Напротив наименования категории графически показано количество условно грязных (красным) и условно чистых ( зеленым) номеров.
• Доступность (наличие бронирования или закрытие номера «замочками»).

В колонке “Доступность” номер значится как “Доступен” — если в нем свободна дата, “Забронирован” — если стоит бронирование, “Закрытый” — если установлено закрытие через замок на шахматке.

• Запланированные задачи на выбранный день.
• Рекомендованные задачи на выбранный день. Рекомендованные задачи отображены согласно расписания и цикличности, установленным в “Типах уборок”. Их можно актуализировать, назначив на определенную горничную (массовое обновление), а также без исполнителя.

Для этого выберите необходимые задачи или выберите все, установив флажок под списком номеров.

В колонке “Запланировано” отображены установленные к выполнению задачи. При нажатии на кнопку состояния номера, осуществляется переход на список задач за предыдущий месяц по определенному номеру.

Список задач

Реестр задач с возможностью фильтрации по параметрам:

• Диапазон дат -период в которые поставлены задача
• Тип задачи — список сформированных в настройках типов задач
• Статус — статус выполнения задачи
• Категория номера -список активных категорий номеров
• Номер — список активных номеров в категории
• Исполнитель — список сформированных пользователей системы с ролью горничной
• Срочность

Использование

Горничные работают с программой с мобильного устройства. Для них отображаются только те задачи, тип которых обозначен, как “Уборка”. Остальные типы задач не отображаются в мобильной версии для использования ( это возможность добавлена для будущей разработки).

Для перехода необходимо:

• к основному адресу системы добавить /mobile. Например стандартная ссылка для входа https://miniotel.otelms.com/ мобильная версия будет https://miniotel.otelms.com/mobile
• на стартовой странице ввести логин и пароль, который вы используете для входа на других устройствах.

При входе будет отображен список задач с разделением по категориям, при наличии, или надпись об их отсутствии.

В перечне отображаются назначенные горничной задачи, а также задачи, не назначенные никому.

В каждой задаче можно увидеть перечень необходимых работ, дополнительный комментарий.

Для начала выполнения задачи необходимо:

• нажать кнопку «Начать уборку»;
• по ее завершении — кнопку «Завершить уборку».

Если задача была завершена ошибочно, то можно нажать «Продолжить выполнение».

 *** Если задача не начата или находится в процессе выполнения, номер в разделе «Состояние номеров» будет обозначен как грязный.

В интерфейсе исполнителя задачи при отметки о выполнении появляется вкладка “Выполнено”