Создание бронирования

Бронирования в системе OtelMS создаются в таблице – шахматке, являющейся основным рабочим пространством системы.

Для того, чтобы перейти в «Шахматку» из любого меню программы, выберите в верхнем меню раздел «Шахматка» и подменю «Шахматка».

Создание заказа в Шахматке:

1. Выбор категории номера

• выберите нужную категорию, подведя к ней курсор мыши;
• один раз кликните по выбранной категории, раскрыв ее, как показано на иллюстрации;
• выберите гостиничный номер и дату бронирования.

2. Установка диапазона проживания

• зажмите левую клавишу мышки на планируемой дате заселения;
• удерживая клавишу, выделите нужный диапазон дат проживания;
• отпустите левую клавишу мыши, открыв Меню создания заказа.

3. Меню создания заказа:

В первом блоке меню вносится информация о госте:

• фамилия;
• телефон;
• адрес электронной почты.

Ввод сведений о госте опционален и, не располагая какими-либо данными о госте, можно оставить все поля пустыми. Бронирование будет создано без их заполнения и позднее его можно отредактировать, добавив или изменив данные.

В случае, если гость ранее проживал в объекте размещения, система предложит список таких постоянных гостей, позволяющий проанализировать и учесть их потребности и предпочтения.

Строка с информацией о дате, времени заезда и выезда, автоматически формирует эти данные, в момент установки диапазона дат проживания в «шахматке» системы.

Далее следует строка с информацией о дате и времени заезда и выезда.

Эти данные можно редактировать и при изменении даты заезда и даты выезда, количество ночей будет изменяться автоматически.

Меню создания заказа позволяет также установить для данного бронирования, имеющиеся:

• ранний заезд;
• поздний выезд.

Добавление этих условий в заказ автоматически отразится на балансе этого бронирования.

Помните: добавление раннего заезда и позднего выезда, по умолчанию добавляют к балансу бронирования 50% стоимости первых суток проживания (в зависимости от категории и выбранного тарифа). При необходимости, эта опция может быть изменена в настройках базовых услуг :

Настройки ➜ Тарификация ➜ Услуги базовые  ➜ Ранний заезд/Поздний выезд ➜ Редактировать

Четыре пиктограммы, позволяют задавать количество взрослых гостей, проживающих в данном номере:

В случаях наличия в отеле сложной системы тарифов или различных цен за проживание гостей с детьми разных возрастов:

• используйте вторую и третью пиктограммы, чтобы выбрать количество детей двух разных возрастных групп;
• используйте четвертую пиктограмму, чтобы указать появление в бронировании услуги доставления кровати.

Количество детских мест устанавливается в настройках номерного фонда для каждой категории отдельно:

Настройки ➜ Номерной фонд ➜ Категории номеров ➜  ➜ Вкладка «Размещение»

Стоимость детских мест и дополнительной доставленной кровати устанавливается в настройках тарификации:

Настройки ➜ Тарификация ➜ Тарифы ➜ Редактировать  ➜ Вкладка «Тарифы»

4. Меню «Стоимость проживания» определяет финансовые правила, согласно которым будет начислена стоимость проживания. По умолчанию в этом меню выбрано значение «По тарифу» — итоговая стоимость проживания гостя вычисляется системой согласно параметров, установленных в настройках тарифа.

Стоимость номера согласно тарифу устанавливается в меню Тарификация

Настройки ➜ Тарификация ➜ Тарифы ➜ Редактировать  ➜ Вкладка «Тарифы»

Альтернативные действия: в меню «Стоимость проживания» может быть выбрана опция «Фиксированная» либо «Посуточно».

• «Фиксированная» — позволяет самостоятельно установить итоговую стоимость за весь срок проживания гостя;

• «Посуточно» — позволяет выбрать стоимость данного номера за каждые сутки пребывания в нем гостя.

Выпадающее справа меню позволяет выбрать нужный тариф, в случае, когда их несколько

Выпадающее меню «Тур. сбор» позволяет при необходимости установить для бронирования вариации туристического сбора (опционально).

Размер туристического сбора можно установить в настройках юридического лица

Настройки ➜ Базовые настройки ➜ Информация о Юр.лице ➜ Тур. сбор

Активация туристического сбора также должна быть произведена в меню Глобальные настройки.

Также, выпадающие меню позволяют:

• предоставить гостю скидку в процентах;
• предоставить скидку в виде фиксированной суммы.

Для предоставления скидки в процентах:

• выберите в выпадающем меню размер скидки от 1% до 100%;
• система автоматически вычтет нужную сумму из итоговой стоимости.

Для предоставления скидки в размере фиксированной суммы:

• введите нужную сумму в поле «Скидка»;
• система автоматически вычтет сумму скидки из итоговой стоимости.

Пункт меню «Маркер» позволяет выделять это бронирование определенным цветом в «шахматке».

Маркер устанавливается по выбору пользователя:

• при создании нового бронирования;
• закрепляется за уже имеющимся бронированиями.

После отметки маркером бронирование будет легко отыскать при работе с «шахматкой». Установить маркер существующему бронированию можно буквально в пару кликов.

Пункт меню «Источник» позволяет выбрать источник бронирования. Например:

• прямая продажа;
• стойка регистрации;
• телефон.

Добавлять и учитывать в процессе работы можно любое количество источников.

В процессе работы с бронированиями формируются отчеты эффективности по источникам. обеспечивая возможность сравнительного анализа:

• количества заказов;
• финансовых поступлений;
• загрузки номерного фонда;
• эффективности рекламы;
• выбора маркетинговой политики.

Например, всем бронированиям номеров, которые поступают с каналов продаж, автоматически присваивается источник, соответствующий названию канала.

Необходимые комментарии по текущему бронированию, которые видны только пользователю, ведущему учет в системе, можно добавлять в поле «Комментарий».

5. Функция «Срок снятия бронирования», работающая по принципу таймера.

Для более эффективного контроля за сроками заказов:

• с помощью полей «Дни», «Часы» и «Минуты» установите необходимый срок бронирования;
• по его истечению, в меню «Состояние» выводится автоматическое напоминание о завершении сроков;
• подтвердите или аннулируйте бронирование по необходимости.

6. Доступность номерного фонда для каналов продаж и через модуль бронирования

Кнопки    Закрыть и Открыть позволяют сделать номер недоступным для бронирования через каналы продаж и модуль бронирования, либо открыть доступ к бронированию там, если он был закрыт прежде.

7. Завершение создания бронирования

После того, как все желаемые поля были заполнены, выберите какое-

либо из возможных действий:

• создание бронирования с заданными параметрами — нажать кнопку Сохранить
• переход непосредственно к заселению гостя — нажать   Заселить
• закрытие этого меню без сохранения изменений – нажать кнопку Отмена